Locação de imóvel comercial: checklist completo de documentos e contrato

Alugar um imóvel comercial é um passo estratégico para qualquer empresa. Afinal, o espaço escolhido será não apenas o endereço da marca, mas também o local onde clientes, fornecedores e colaboradores irão se relacionar diariamente. Por isso, além de avaliar pontos como localização, estrutura e custos envolvidos, é essencial garantir que a locação aconteça de forma segura e transparente. E nessa etapa, a documentação é um dos fatores mais importantes.

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Preparar os documentos corretos antes de fechar o contrato evita atrasos, reduz burocracias e aumenta as chances de aprovação junto à imobiliária e ao proprietário. Além disso, um checklist bem organizado ajuda a empresa a manter o foco no que realmente importa: expandir os negócios em um espaço adequado.

Neste conteúdo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre a documentação para alugar um imóvel comercial, as modalidades de garantia locatícia mais comuns e dicas para agilizar o processo.

Quais documentos são exigidos para locação de imóvel comercial?

Os documentos solicitados podem variar conforme o perfil do locatário (pessoa física ou jurídica) e a modalidade de garantia escolhida. De forma geral, os papéis exigidos têm como objetivo comprovar a identidade, a renda e a capacidade financeira de quem está alugando o espaço.

Pessoa física

Quando o contrato de locação é feito em nome de uma pessoa física, será necessário apresentar:

• documento oficial de identificação com foto (CNH digital ou cópia autenticada de RG e CPF);
• comprovante de renda atualizado, que pode ser holerite, declaração de imposto de renda ou extrato bancário;
• comprovante de residência recente;
• caso seja casado(a), é preciso também entregar a mesma documentação do cônjuge.

Um ponto importante: a renda do locatário (ou do casal) deve ser de, no mínimo, três vezes o valor do aluguel somado aos encargos, como energia elétrica, água, condomínio, IPTU, coleta de lixo e gás.

Pessoa jurídica

Quando o contrato é feito em nome da empresa, a lista de documentos muda um pouco, mas segue o mesmo princípio de comprovação de identidade e capacidade financeira:

• contrato social e última alteração consolidada (cópias autenticadas);
• cartão do CNPJ e inscrição estadual;
• RG e CPF autenticados dos representantes legais da empresa;
• balancete dos três últimos meses.

Além disso, podem ser solicitadas certidões negativas (federais, estaduais, FGTS e INSS) e declarações de faturamento, dependendo da análise. Esses documentos funcionam como garantias adicionais de que a empresa está em situação regular e tem condições de arcar com os compromissos da locação.

Modalidades de garantia locatícia

Um dos pontos que mais gera dúvidas na hora de alugar um imóvel comercial é a escolha da garantia locatícia. Ela funciona como uma proteção tanto para o proprietário quanto para o inquilino, já que assegura que as obrigações do contrato serão cumpridas.

Na Ibagy, trabalhamos com diversas modalidades de garantia, que se adaptam a diferentes perfis de empresas e necessidades. Conheça as principais a seguir.

• Loft Fiança (pessoa física ou jurídica): nesta modalidade, o locatário contrata uma fiança com custo mensal que varia entre 12,5% e 15% do valor do aluguel + encargos. O valor é dividido em 12 parcelas junto ao boleto de aluguel. É uma opção prática para quem não tem fiador. 
• Loft Investe: trata-se de um investimento no Tesouro Direto, equivalente a aproximadamente 12 aluguéis + encargos. O valor fica vinculado às obrigações contratuais e pode ser resgatado ao final do contrato, desde que não haja débitos pendentes. 
• Fiadores: ainda bastante utilizada, essa modalidade exige que uma ou mais pessoas físicas apresentem documentos como RG, CPF, comprovante de renda, comprovante de residência e registro de imóvel atualizado. A renda do fiador também precisa ser três vezes o valor do aluguel + encargos. 
• Seguro Fiança: contratado por meio de seguradora, garante o pagamento do aluguel, encargos e até despesas judiciais, dependendo da apólice. Pode ser pago à vista ou parcelado, com renovação anual. 
• Caução Hipotecária: o inquilino oferece um imóvel de sua propriedade como garantia. O bem precisa estar livre de ônus e ter valor de mercado maior que o total do contrato de locação. 
• Título de Capitalização: o locatário adquire um título no valor de, no mínimo, 12 aluguéis + encargos. O título fica vinculado ao contrato e pode ser resgatado ao final, desde que não haja pendências financeiras.

Cada uma dessas modalidades tem suas particularidades e exigências. Por isso, contar com a orientação de uma imobiliária experiente faz toda a diferença para entender qual é a mais vantajosa no seu caso.

Dicas práticas para agilizar a locação

Reunir todos os documentos com antecedência é a melhor forma de evitar atrasos e começar sua operação no novo espaço mais rapidamente. Confira algumas dicas que fazem a diferença.

• Digitalize os documentos: hoje, grande parte das análises pode ser feita on-line, então ter tudo salvo em PDF ajuda muito.
• Mantenha certidões atualizadas: certidões negativas vencidas são um dos principais motivos de atraso na aprovação.
• Converse com a imobiliária antes: cada caso pode ter particularidades, e os consultores de locação orientam sobre a lista exata de documentos necessários para seu perfil e tipo de garantia escolhida.

Diferenciais da locação comercial com a Ibagy

Na hora de alugar um imóvel comercial, a escolha da imobiliária é tão importante quanto a documentação. Com mais de 50 anos de experiência na Grande Florianópolis, a Ibagy tem uma equipe especializada em imóveis comerciais e conhece profundamente as necessidades de quem busca expandir seus negócios na região.

Ao lado do cliente, nossos consultores facilitam o processo de análise, apresentam opções de garantia adequadas ao perfil da empresa e ajudam a encontrar o imóvel mais estratégico, levando em conta localização, estrutura, custos e potencial de crescimento.

Além disso, com a Ibagy, você tem a tranquilidade de que nenhum documento será esquecido e de que todos os seus direitos e deveres estarão claros no contrato.

Organizar os documentos antes de alugar um imóvel comercial é um passo essencial para garantir segurança e agilidade no processo. Mais do que uma formalidade, trata-se de uma forma de proteger tanto a empresa quanto o proprietário, assegurando que a relação seja transparente e de confiança.

Com o checklist certo em mãos e a orientação de uma imobiliária especializada, você consegue focar no que realmente importa: fazer seu negócio prosperar em um espaço adequado às suas necessidades.

Se você está em busca de um novo endereço para sua empresa, conte com a Ibagy para acompanhar cada etapa da locação. Nossos consultores estão prontos para orientar sobre documentação, modalidades de garantia e imóveis que oferecem as melhores condições para o crescimento do seu negócio.

Entre em contato com a Ibagy e descubra como podemos ajudar você a encontrar o imóvel comercial ideal.